Plus encore que la définition de la gestion de projet 2.0, ce sont les bénéfices qu’il est important d’identifier et de comprendre.
En gestion de projet, je considère la gestion des risques est l’élément le plus critique à considérer. En effet, ce n’est qu’à travers une gestion efficace des risques qu’une équipe peut être réellement performante. Une réflexion systématique sur les risques d’un projet et surtout sur les mesures d’atténuation à mettre en place permettra une planification adéquate et réaliste, ainsi qu’une stratégie de communication adaptée aux parties prenantes.
Le contrôle de projet permet de comprendre ce qui s’est passé et de dégager des tendances à partir de données réelles. L’identification et la gestion des risques permettent quant à elle de prendre d’être proactif et de prendre des décisions stratégiques.
Selon moi, certains risques sont universels, c’est-à-dire qu’ils sont présents dans tous les projets et à travers toutes les phases du cycle de vie. En voici une liste basée sur mon expérience :
— Gouvernance non adaptée au projet
Impact : Difficulté à aligner les différentes parties prenantes et à obtenir les approbations nécessaires à un passage d’une phase à l’autre du projet.
— Manque de clarté des requis/exigences des clients (du projet)
Impact : Développement d’un livrable qui ne répond pas aux objectifs du projet.
— Communication difficile entre les membres de l’équipe de projet (surtout dans le cas d’équipe distribuée).
Impact : Manque d’intégration de la solution développée.
— Gonflement de l’envergure du projet (Scope creep)
Impact : Dépassement des coûts et retard dans le projet (ce risque et cet impact sont intimement reliés au manque de gouvernance)
La question qui est sur toutes les lèvres à ce stade-ci est probablement la suivante :
« Ok… Mais en quoi est-ce que la gestion de projet 2.0 peut-elle nous aider à réduire ces risques? »
Et bien, soyons honnêtes, la gestion de projet 2.0 ne permet pas d’adresser tous ses risques. En effet, je ne crois pas que la gouvernance soit adressée par la GP2.0. Il n’y a pas de solution miracle pour ce risque. Il faut mettre en place une gouvernance officielle avec des responsabilités clairement établies dont les membres sont en position d’autorité et peuvent prendre des décisions quant au scope, au budget et à l’échéancier.
La GP2.0 peut toutefois avoir un impact significatif par rapport au manque de clarté des requis et la communication.
Les outils collaboratifs (SNS, Wikis et blogues) permettent une meilleure visibilité des décisions qui sont prises à l’intérieur du projet. Ils doivent être utilisés pour documenter les livrables du projet et communiquer les décisions importantes, les questions, les points en suspens et les risques. Lorsque bien utilisés, ces outils permettront :
- Une validation rapide et itérative des requis du livrable principal
- Une visibilité des orientations prises par l’équipe de projet. Cela permet aux utilisateurs et aux sponsors de faire un réalignement rapide lorsque nécessaire
- Une diminution du nombre de réunions.
- De garder la trace des décisions prises. Tout est disponible dans un endroit au lieu d’avoir des portions d’information dans les boîtes courriel des gens.
- D’optimiser la communication entre les membres de l’équipe et avec les parties prenantes du projet.
Ces bénéfices sont possibles, car les outils de GP2.0 sont en fait des plates-formes de communication qui permettent une visibilité de l’information par tous, en temps réel, en plus de permettre l’archivage automatique de l’information. Ces plates-formes remplacent les canaux de communication qui, par définition, vont d’un émetteur qui choisit un ou plusieurs récepteurs de l’information. Il y a donc un risque constant que des personnes pouvant avoir un input positif sur une problématique soient oubliées.
Toutefois, le défi de la gestion de projet 2.0 est l’intégration des outils (ou de la plate-forme) à l’intérieur du workflow (processus de travail) de chaque personne. Il faut que la plate-forme qui sera sélectionnée s’intègre parfaitement dans les méthodes de travail de toutes les parties prenantes importantes du projet.
Le second défi de la GP2.0 est de changer le paradigme des gens par rapport à la gestion et au contrôle de l’information. Les gens doivent cesser de considérer le contrôle de l’information comme une source de pouvoir. Les parties prenantes doivent comprendre qu’un meilleur partage permet une augmentation de l’intelligence collective et une meilleure performance collective et que se faisant, le succès aura un rayonnement sur chaque individu.
